Se você está buscando melhorar a eficiência e o gerenciamento do tempo em sua equipe de suporte, a funcionalidade de seguimento de tempos pode ser uma ferramenta indispensável. Neste tutorial abrangente, vamos orientá-lo passo a passo sobre como configurar e utilizar o seguimento de tempos no Invgate Service Desk.
Introdução ao Seguimento de Tempos:
O seguimento de tempos permite que os agentes das mesas de ajuda registrem o tempo dedicado a cada solicitação, além de especificar o tipo de trabalho realizado e o momento em que foi realizado. Essa funcionalidade não apenas melhora a precisão na contabilização do tempo, mas também oferece insights valiosos sobre o desempenho da equipe e o tempo gasto em diferentes tipos de tarefas.
Passo 1: Configuração Inicial:
Para começar, vá para as "Configurações", "Solicitações" e localize a seção de seguimento de tempo. Aqui, você poderá habilitar a opção de seguimento de tempos para começar a configurar suas preferências.
Passo 2: Definição de Opções:
Dentro das configurações de seguimento de tempos, você encontrará diversas opções personalizáveis. Por exemplo, você pode optar por permitir que todos os usuários com acesso à solicitação visualizem o tempo de trabalho registrado. Além disso, você pode configurar opções como carga pós-fechamento, que impede a adição de novos tempos após o fechamento da solicitação, e horas sobrepostas, que evitam o registro de tempo em diferentes solicitações no mesmo período.
Passo 3: Adição de Descrições e Categorias:
Uma característica útil do seguimento de tempos é a capacidade de adicionar descrições às entradas de tempo. Isso permite que os agentes forneçam contextos adicionais sobre o trabalho realizado. Além disso, você pode definir categorias personalizadas e atribuir custos a essas categorias, oferecendo uma visão detalhada dos custos associados a diferentes tipos de trabalho.
Passo 4: Registro de Tempos:
Com as configurações adequadas em vigor, seus agentes estarão prontos para começar a registrar tempos. Ao trabalhar em uma solicitação, eles podem simplesmente clicar em "tempos" e registrar o tempo dedicado, juntamente com uma descrição opcional e a categoria correspondente.
Passo 5: Análise e Relatórios:
Uma vez que os tempos tenham sido registrados, você poderá acessar relatórios detalhados para analisar o tempo gasto em diferentes tarefas e projetos. Isso pode ajudá-lo a identificar áreas de melhoria, otimizar a distribuição de recursos e até mesmo justificar custos para seus clientes.
Conclusão:
Em resumo, a configuração de seguimento de tempos em seu Service Desk pode ser uma estratégia eficaz para melhorar a produtividade e o gerenciamento do tempo em sua equipe. Ao seguir este guia passo a passo, você estará pronto para aproveitar ao máximo essa valiosa funcionalidade e impulsionar o sucesso de sua operação de suporte.
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